Του Σταύρου Κουμεντάκη,

Managing Partner Koumentakis and Associates Law Firm

Η Γενική Συνέλευση ως ανώτατο όργανο της ΑΕ, συνεδριάζει και αποφασίζει για πλήθος, αυξημένης σημασία και βαρύτητας, ζητημάτων. Οι εν λόγω συζητήσεις και αποφάσεις της αποτυπώνονται στα πρακτικά, που πρέπει να τηρούνται. Περί αυτών το παρόν.

Πρακτικά ΓΣ: Περιεχόμενο, Σημασία, Υποχρέωση Τήρησης & Παράβαση

Τυχόν μη τήρηση (των αποδεικτικού χαρακτήρα) πρακτικών ΓΣ ή μη καταχώρισή τους στο προβλεπόμενο, ειδικό, βιβλίο δεν επιδρά, καταρχήν, στο κύρος των αποφάσεων της ΓΣ.

Στο βιβλίο πρακτικών καταχωρίζεται (εκτός από όσα έχουν λάβει χώρα κατά τη ΓΣ) και κατάλογος των μετόχων που παραστάθηκαν ή αντιπροσωπεύθηκαν σ’ εκείνη. Η σημασία του συγκεκριμένου καταλόγου είναι αυξημένη. Και τούτο, καθώς μέσω αυτού είναι δυνατή η διακρίβωση εκείνων που, στ’ αλήθεια, συμμετείχαν στη ΓΣ και κατά συνέπεια, ο έλεγχος: (α) του δικαιώματος συμμετοχής και ψήφου, (β) των κατά περίπτωση απαιτούμενων ποσοστών απαρτίας και πλειοψηφίας για λήψη αποφάσεων και (γ), κατά συνέπεια, του κύρους της εκάστοτε απόφασης της ΓΣ.

Με (προφορική ή γραπτή) αίτηση μετόχου ο Πρόεδρος της ΓΣ υποχρεούται, κατ’ αρχήν, να καταχωρίσει στα πρακτικά περίληψη της γνώμης του.

Ο νόμος δεν αξιώνει την καταγραφή του χρόνου και του τόπου της συνεδρίασης της ΓΣ. Αυτονοήτως, όμως και θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται, για λόγους ελέγχου του κύρους της απόφασης της ΓΣ. Σε κάθε περίπτωση, η ΑΕ φέρει το βάρος απόδειξης ότι οι αποφάσεις της ΓΣ έλαβαν χώρα στον τόπο και κατά την ημερομηνία & ώρα που αναγράφονται στο βιβλίο πρακτικών.

Υποχρέωση Υποβολής Πρακτικών Στο Γ.Ε.ΜΗ.

Αντίγραφα κάποιων από τα πρακτικά των συνεδριάσεων της ΓΣ οφείλουν υποβάλλονται στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. Η σχετική υποχρέωση δεν αφορά, όμως, στο σύνολο των πρακτικών της ΓΣ.

Στις περιπτώσεις τροποποίησης του καταστατικού της ΑΕ, εκλογής μελών ΔΣ τακτικής ή έκτακτης αύξησης ή μείωσης του μετοχικού κεφαλαίου, εταιρικών μετασχηματισμών καθώς και όπου αλλού ο νόμος το επιβάλλει , αντίγραφο των πρακτικών της τυχόν εμπλεκόμενης ΓΣ οφείλει να κατατεθεί στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ., μέσα σε προθεσμία είκοσι ημερών από τη συνεδρίασή τους.

Αποτελέσματα (Μη) Καταχώρισης Πρακτικών Στο Γ.Ε.ΜΗ.

Η δημοσίευση στο Γ.Ε.ΜΗ. συγκεκριμένων αποφάσεων της ΓΣ είναι υποχρεωτική, προκειμένου να επέλθουν τα αποτελέσματά τους (:συστατική δημοσιότητα). Εφόσον δεν τηρηθεί, στις συγκεκριμένες αποφάσεις, η υποχρέωση δημοσιότητας, η ΑΕ δεν μπορεί να αντιτάξει στους τρίτους τις πράξεις και τα στοιχεία για τα οποία αυτή δεν τηρήθηκε-εκτός κι αν αποδείξει ότι οι τρίτοι τα γνώριζαν.

Οι τρίτοι μπορούν να επικαλούνται πράξεις ή στοιχεία για τα οποία δεν έχουν ακόμη ολοκληρωθεί οι διατυπώσεις δημοσιότητας. Τούτο, εφόσον η έλλειψη δημοσιότητας δεν καθιστά τις πράξεις ή τα στοιχεία ανίσχυρα.

Για την έναρξη τυχόν αποσβεστικών προθεσμιών, σε περίπτωση διάστασης μεταξύ της ημέρας καταχώρισης και της ημέρας δημοσίευσης, λαμβάνεται υπόψη η τελευταία.

Αποδεικτική Δύναμη Των Πρακτικών

Τα πρακτικά της ΓΣ συνιστούν για την ΑΕ τρόπο απόδειξης όσων έλαβαν χώρα κατά τη συνεδρίασή της (ενδ.: συζήτηση, διατυπωθείσες θέσεις συμμετεχόντων, ψηφοφορία και απόφαση). Το σχετικό βιβλίο, αποτελεί -κατά τον ΚΠολΔ- ιδιωτικό έγγραφο. Τα πρακτικά, επομένως, θεωρούνται (μέχρι την τυχόν αμφισβήτησή τους) γνήσια και εξοπλίζονται με πλήρη αποδεικτική ισχύ. Για την ανταπόδειξη είναι δυνατή η επίκληση μαρτύρων.

Υπογραφή Πρακτικών

Οι παριστάμενοι στη ΓΣ μέτοχοι (δέον να) καταγράφονται στα πρακτικά της. Η υπογραφή των πρακτικών της ΓΣ από το σύνολό τους μοιάζει μεν ασφαλής ενίοτε, όμως, ανέφικτη επιλογή (ιδίως επί πολυμετοχικών ΑΕ). Ο νόμος, εξάλλου, σιωπά αναφορικά με τα πρόσωπα που οφείλουν να τα υπογράψουν. Συνήθης είναι η πρακτική να υπογράφονται από τον Πρόεδρο, μόνον, της ΓΣ και τον γραμματέα της (εφόσον υφίσταται).

Για την υπογραφή/θεώρηση των αντιγράφων πρακτικών της ΓΣ, δεν υφίσταται αντίστοιχη πρόβλεψη με αυτή των αντιγράφων των πρακτικών ΔΣ. Υποστηρίζεται, και ορθά, ότι πρέπει αναλογικά να ισχύει ότι και για τα τελευταία. Επομένως, αντίγραφα (και) των πρακτικών ΓΣ εκδίδονται από τον πρόεδρο του ΔΣ ή άλλο πρόσωπο που ορίζεται προς τούτο από το καταστατικό ή από το ΔΣ, χωρίς να απαιτείται άλλη επικύρωσή τους.

Αντίγραφα Πρακτικών: Χορήγηση Σε Μετόχους

Η ΑΕ υποχρεούται να χορηγεί στους μετόχους της, ύστερα από προφορική ή γραπτή (:προτιμητέα) αίτησή τους, αντίγραφα των πρακτικών των ΓΣ.

Είναι, ενδεχόμενο, να αρνηθεί η ΑΕ την χορήγηση των αιτηθέντων αντιγράφων πρακτικών. Οι μέτοχοι, στην περίπτωση αυτή, δικαιούνται δικαστικά να τα αξιώσουν. Ωστόσο, σε περίπτωση που πρόκειται για πρακτικά καταχωριστέα στο Γ.Ε.ΜΗ.:

(α) Οι μέτοχοι που παραστάθηκαν (αυτοπροσώπως ή διά αντιπροσώπου στη ΓΣ) μπορούν να απευθυνθούν στην αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. Η τελευταία, υποχρεούται να τους τα χορηγήσει.

(β) Οι μέτοχοι, όμως, που δεν παραστάθηκαν στη ΓΣ για την οποία αιτούνται αντίγραφα πρακτικών καθώς και οι τρίτοι, οι οποίοι έχουν έννομο συμφέρον (λ.χ. αντισυμβαλλόμενοι της ΑΕ) δικαιούνται, επίσης, να απευθυνθούν στο Γ.Ε.ΜΗ. και να λάβουν αντίγραφα τους. Σε ενδεχόμενη άρνηση, δικαιούνται να προστρέξουν σε εισαγγελική παραγγελία

Αντίγραφα Πρακτικών & Αποσβεστικές Προθεσμίες

Η χορήγηση αντιγράφων πρακτικών ΓΣ στους μετόχους είναι δυνατό να συναρτάται όχι μόνο με το δικαίωμα πληροφόρησής τους αλλά και με σημαντικές, κάποιες φορές, αποσβεστικές προθεσμίες (ενδ. για την δυνητική προσβολή αποφάσεων της ΓΣ ως ακυρώσιμων ή άκυρων). Οι συγκεκριμένες, όμως, αποσβεστικές προθεσμίες (τετράμηνο επί ακυρωσίας και έτος επί ακυρότητας) δεν συμπληρώνονται (και ορθά) πριν από την πάροδο μηνός από τη χορήγηση στο μέτοχο του πρακτικού, όπου έχει καταχωρισθεί η ακυρώσιμη ή η άκυρη (αντίστοιχα) απόφαση, με την προϋπόθεση ότι ο μέτοχος ζήτησε το πρακτικό μέσα στην τιθέμενη προθεσμία.

Μοιάζει περισσότερο από προφανής η υποχρέωση για απόλυτη συμμόρφωση της ΑΕ και των οργάνων της, με όσα ο νόμος και το καταστατικό αξιώνουν για τη συνεδρίαση της ΓΣ καθώς και για την, από μέρους της, λήψη αποφάσεων. Ως απολύτως προφανής προβάλλει, κατά λογική ακολουθία, και η δυνατότητα απόδειξης της εν λόγω συμμόρφωσης˙ προεχόντως, από τα πρακτικά της. Δεν είναι, επομένως, υπερβολικό να υπογραμμιστεί πως τα πρακτικά της ΓΣ με περισσή προσοχή και ιδιαίτερη μέριμνα θα πρέπει να συντάσσονται. Θα καταστεί, με τον τρόπο αυτό, ευκολότερη η διαχείριση και αντίκρουση κακόπιστων αιτιάσεων. Βεβαίως και η υπεράσπιση των θέσεων της ΑΕ έναντι προβαλλόμενων ακυρωσιών και ακυροτήτων. Για τις τελευταίες, πάντως, σε επόμενη αρθρογραφία μας.

Σημ.1: Το παρόν άρθρο με τίτλο «Γενική Συνέλευση ΑΕ: Πρακτικά» σε πλήρη μορφή.

Σημ.2: Το παρόν άρθρο αποτελεί τμήμα ευρύτερης ενότητας αρθρογραφίας της Δικηγορικής μας Εταιρείας για τις ΑΕ. Στην ενότητα αυτή επιχειρούμε την ανάλυση, άρθρο προς άρθρο-με business view, πάντα, προσέγγιση, του νόμου για τις ΑΕ (:4548/2018).